Обязанности и должностная инструкция бухгалтера материального стола. Учет товарно—материальных ценностей

Товарно–материальные ценности (ТМЦ) – это материальное имущество организации, относящееся к оборотным средствам. Рассмотрим более подробно как ведется учет ТМЦ в бухгалтерии, проводки и документы.

ТМЦ в бухгалтерском учете — это материальные ценности, которые будут использоваться при изготовлении готовой продукции. Для учета ТМЦ в бухгалтерии прежде всего предназначен активный счет 10 «Материалы». На предприятиях для более удобного ведения учета к счету 10 открывают субсчета по видам материалов:

Способы приобретения ТМЦ в организации могут быть разные, например:

Приобретение ТМЦ у контрагента за безналичный расчет (рассмотрено на примере 1 );
Организация выдает сотруднику наличные денежные средства подотчет для приобретения ТМЦ (изучено в примере 2 и примере 3 ).

В дальнейшем приобретенные и оприходованные товары передаются в производство. При передаче материалов в производство предприятие для целей бухгалтерского учета стоимость может списывать, указав в учетной политике один из способов:

Для целей налогового учета стоимость списанных материалов определяется согласно п.2 и п.4 ст. 254 НК РФ.

Материалы могут списываться:

На основное производство (счет 20) (пример 4 );
На вспомогательное производство (счет 23);
На общепроизводственные расходы (счет 25);
На общехозяйственные расходы (счет 26) (пример 5 ).

Проводки по учету ТМЦ в бухгалтерии

Пример 1. Приобретение ТМЦ у контрагента за безналичный расчет

Приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) по безналичному расчету регламентировано п.5-11 ПБУ 5/01, п.1 ст.254 НК РФ.

Организация ООО «ВЕСНА» приобретает у поставщика ООО «УЮТ» производственные материалы на общую сумму 59 000 руб., в т.ч. НДС 18% — 9 000 руб.

Покупка материалов за безналичный расчетпроводки:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Пример 2. Приобретение ТМЦ за наличный расчет с НДС

Организация ООО «ВЕСНА» выдала денежные средства сотруднику Иванову А.А. в сумме 15 000 руб. из кассы организации на приобретения ТМЦ. Сотрудник предоставил авансовый отчет на выданную сумму.

Приобретение материалов через подотчетное лицо проводки:

Счет дебета	Счет кредита	Сумма проводки, руб.	Описание проводки	Документ-основание
71.01	50.01	15 000,00
10.09	71.01	12 711,86		Авансовый отчет,Товарная накладная (ТОРГ-12)
19.03	71.01	2 288,14	Учтен НДС по приобретенным ТМЦ	Счет фактура полученный
68.02	19.03	2 288,14	НДС принят к вычету	Книга покупок

Пример 3. Приобретение ТМЦ за наличный расчет без НДС

Организация ООО «ВЕСНА» выдала денежные средства сотруднику Иванову А.А. в сумме 20 000,00 рублей из кассы организации на приобретения ТМЦ. Сотрудник приобрел ТМЦ в розничном магазине по товарному чеку без НДС и потратил больше выданных денежных средств на 2 500,00 руб. Сотрудник представил авансовый отчет на выданную сумму.

Приобретение материалов без НДС через подотчетное лицо проводки:

Счет дебета	Счет кредита	Сумма проводки, руб.	Описание проводки	Документ-основание
71.01	50.01	20 000,00	Выдача денежных средств сотруднику под отчет на приобретение ТМЦ	Распоряжение руководителя, Расходный кассовый ордер (КО-2)
10.09	71.01	22 500,00	Авансовый отчет сотрудника по приобретенным ТМЦ	Авансовый отчет,Товарный чек
71.01	50.01	2 500,00	Выдача денежных средств сотруднику (сумма перерасхода по авансовому отчету)	Авансовый отчет,Расходный кассовый ордер (КО-2)

Пример 4. Списание материалов в основное производство

Организация ООО «ВЕСНА» передает в производство 70 штук досок 4х4, для изготовления готовой продукции. В соответствии с учетной политикой материалы списываются по средней цене.

По номенклатуре «Доски 4х4» в организации был остаток в количестве 150 штук на общую сумму 40 500,00 руб.:

Рассчитаем среднюю стоимость: 40 500,00 / 150 = 270,00 руб.;
Рассчитаем стоимость переданного материала в производство: 70 * 270,00 = 18 900,00 руб.

Списание материалов в основное производство — проводки и документы:

Пример 5. Списание материалов на общехозяйственные расходы

Организация ООО «ВЕСНА» в подразделение «Бухгалтерия» передала 50 штук тетрадей и 100 штук ручек. Стоимость материалов согласно учетной политике списывается по средней цене.

В организации были остатки по номенклатуре Тетради в количестве 400 штук на общую сумму 10 280,00 руб., по номенклатуре Ручки в количестве 550 штук на общую сумму 8 525,00 руб.

Рассчитаем среднюю стоимость:

тетради 10 280,00 / 400 = 25,70 руб.;
ручки 8 525,00 / 550 = 15,50 руб.

Рассчитаем стоимость списанного материала на общехозяйственные расходы:

тетради 50 * 25,70 = 1 285,00 руб.;
ручки 100 * 15,50 = 1 550,00 руб.

Таким образом, на общехозяйственные расходы списано материалов общей стоимостью 2 835,00 руб., что отражается проводкой.

В сладком хозяйстве торговых или производственных предприятий необходимо вести учет поступивших и списанных товаров. Чтобы сократить время на данной операции в конфигурации "1C:Управление производственным предприятием 8" все операции поступления и списания ТМЦ полностью автоматизированы.

Поступление

Что зарегистрировать поступление товаров или ТМЦ (товарно-материальных ценностей) на складе от поставщика, нужно использовать документ "Поступление товаров и услуг" . Посредством этого документа можно вводить в информационную базу сведения о номенклатуре, стоимости и другие характеристики товара. Кроме того, поступление товаров на склад можно зарегистрировать и на основании таких документов, как "Авансовый отчет", Перемещение товаров", "Приходный ордер на товары", "Оприходование товаров".

Информация о стоимости ТМЦ сохраняется в информационной базе в разрезе партий. Партия представляет собой совокупность товаров, которые поступили по одному документу. Поэтому партия – это еще и источник информации о документе, который образовал эту парию, а также об одной из сторон договора, при взаимодействии с которой образовалась партия. Партия также является источником о договоре, по которому производятся взаиморасчеты по данной партии.

Для тех видов ТМЦ, учет которых ведется по сериям, предусмотрен механизм хранения данных по сертификатам серий. Это могут быть сертификаты на готовую продукцию, которую изготавливает предприятие или от поставщиков материалов. Для каждой номенклатуры необходимость учета сертификации указывается отдельно.

В конфигурации также содержатся отчеты, которые применяются для анализа поступления и выбытия ТМЦ. Информация об остатках товаров, их поступлении и выбытиях в течение заданного периода времени сохраняется в отчете "Ведомость по партиям товаров на складах".

Списание

Списание товаров можно оформлять посредством документа "Перемещение товаров".

Списывание товаров, которые были проданы, оформляется через документ "Реализация товаров и услуг. Если же товары были переданы производство, используется документ "Требование-накладная".

Отметим, что идентичные товары могут иметь различную стоимость, если они относятся к разным партиям. Поэтому в таких случаях в настройках политики ведения бухгалтерского учета на предприятии нужно выбрать соответствующее правило определения стоимости ТМЦ при их списывании со склада.

Определение конфигурацией стоимости товарно-материальных ценностей при их выбытии со склада, опирается на способы, предусмотренные в российском бухгалтерском учете:

по себестоимости поставок последних по времени (ЛИФО);

по себестоимости поставок первых по времени (ФИФО);

по средней себестоимости.

Самым простым по реализации является способ по средней себестоимости, поскольку он не требует ведения учета по партиям. А вот при использовании способов ФИФО или ЛИФО для определения стоимости ТМЦ, партионный учет нужен, так как себестоимость поставки - это свойство партии. Партия выбирается по дате документа, который образует эту партию.

Способ списания товаров выбирается отдельно для каждого вида учета -бухгалтерского, управленческого и налогового. Делают это в настройках соответствующего вида учета.

В случаях, когда если партия была зарезервирована под конкретный заказ покупателя, может списываться предопределенная партия.

В отдельных случаях может списываться предопределенная партия, например, если партия была зарезервирована под конкретный заказ покупателя.

Ведение учета стоимости партий ТМЦ в разрезе складов позволяет получать достоверную информацию о стоимости ценностей по каждому складу, что особенно удобно для целей инвентаризации и оценки стоимости ценностей.

Складской учет материалов - документооборот по данному участку регламентируется методическими рекомендациями, утвержденными приказом Минфина РФ от 20.12.2001 № 119н. Такой учет предназначен для контроля движения и сохранности МПЗ в организации. Рассмотрим первичные документы по учету материалов, а также порядок их оборота в компании.

Поступление материалов

В соответствии с п. 2 разд. 2 методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н, понятие «материалы» включает широкий номенклатурный ассортимент запасов предприятия со сроком использования менее года. К материалам относятся:

сырье, необходимое для производства полуфабрикатов или готовой продукции;
вспомогательные материалы, которые не входят в готовое изделие, а используются для обеспечения работоспособности оборудования, а также каких-либо технологических нужд;
запчасти;
тара;
покупные полуфабрикаты;
отходы производства;
прочие.

В организации, имеющей склады, приказом руководителя утверждается перечень материально ответственных лиц (МОЛ), отвечающих за сохранность и ведение складского учета материалов по каждому из складов.

ТМЦ, поступающие от поставщиков, имеют комплект товаросопроводительной документации, представленный накладной (формы ТОРГ-12, М-15 или иной, принятой у поставщика), счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной, спецификацией. Из них основанием для оприходования служит накладная. При отсутствии товаросопроводительных документов материалы тоже могут быть оприходованы.

Материалы при приемке должны быть проверены на соответствие фактического количества, качества и ассортимента заявленным в сопроводительных документах поставщика данным.

Если расхождений в процессе проверки выявлено не было, МОЛ составляет приходный ордер по форме М-4. Допускается вместо приходных ордеров ставить штамп на документах поставщика. В штампе должны быть отражены все реквизиты М-4.

Если по факту проверки все же были выявлены несоответствия, необходимо оформить акт расхождений по форме ТОРГ-2.

Бланк и образец заполнения этой формы смотрите в материале .

Еще 1 способом поступления материалов является их закупка подотчетными лицами в розничных точках. В данном случае первичкой служат товарные накладные или товарные чеки, приложенные к авансовому отчету.

Организация складского учета материалов

Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

При использовании 1-го варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

Ведение складского учета материалов возможно 2 способами: партионным и сортовым.

Партионный способ.

В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по 1 документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в 2 экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

Сортовой метод.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.

При ведении складского учета сортовым методом экономично используется пространство склада, легко осуществляется управление остатками материалов. Однако отследить цену поступления ТМЦ не представляется возможным, и материал списывается по средней стоимости методом ФИФО или по цене единицы (п. 73 приказа № 119н).

Внутрискладское движение ТМЦ

В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями. Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11). Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.

Инвентаризация

С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):

при реализации материалов;
при смене МОЛ;
при выявлении случаев порчи или хищения ТМЦ;
в 4-м квартале до составления годовой бухотчетности;
в случае ЧС (пожара, наводнения и проч.);
при ликвидации фирмы.

Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.

Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.

Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).

О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье «Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец» .

Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.

Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).

Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале .

В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.

В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).

В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.

Порядок заполнения этой формы смотрите в статье .

Выбытие материалов

Списание материалов со склада должно сопровождаться одним из документов: лимитно-заборной картой (форма М-8), накладной об отпуске материалов на сторону (форма М-15), требованием-накладной (форма М-11) или товарной накладной (форма ТОРГ-12).

Лимитно-заборная карта — документ, предназначенный для отпуска одной номенклатуры материалов в другой склад предприятия или на сторону. Например, для выпечки хлеба нужна мука. В форме М-8 отражается ежедневное списание муки со склада хранения в производство. Данный документ ведется в течение месяца в 2 экземплярах: по одному для отпускающей и принимающей стороны. В карту вносятся данные о количестве отпущенных материалов, которые визируются подписями отпустившего и принявшего МОЛ. В конце периода карты сдаются в бухгалтерию.
Требование-накладная выписывается разово на каждый отпуск ТМЦ в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон.
Накладная об отпуске материалов на сторону выписывается в результате выбытия материалов в адрес стороннего юрлица (при продаже или, например, передаче материалов как давальческое сырье) или территориально удаленного подразделения компании. Выписывают документ в 2 экземплярах. Если отпуск производился сторонней организации, к форме М-15 необходимо приложить доверенность получателя ТМЦ.

Бланк формы М-15 можно найти в материале .

При реализации материалов стороннему контрагенту выписывается накладная по форме ТОРГ-12 в 2 экземплярах: 1-й остается у фирмы продавца, 2-й передается покупателю. Если ТМЦ перевозятся автотранспортом, необходимо составить еще и ТТН (форма 1-Т).

Хранение

Организация может создать склад, предназначенный для хранения материалов сторонних организаций и получать за услуги хранения определенное вознаграждение. Данная деятельность регламентирована ст. 909 ГК РФ.

В таком случае между контрагентами заключается публичный договор. То есть сдать на хранение свои ТМЦ имеет право любой желающий. Приемка материалов по качеству, количеству и ассортименту проводится МОЛ склада-хранителя. Поклажедатель имеет возможность осмотреть или проверить, а также забрать свои ценности в любой момент в присутствии МОЛ.

Вся процедура хранения оформляется первичными документами. Рассмотрим основные из них.

Прием ТМЦ на хранение сопровождается актом приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1), который выписывается в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон. МОЛ фиксирует поступление ТМЦ на хранение в специальном журнале (форма МХ-2).

По истечении срока хранения, а также при желании поклажедателя, оформленном в письменном виде, склад-хранитель возвращает материалы. Данная процедура сопровождается актом о возврате товаров (форма МХ-3).

Все данные о количестве и движении ТМЦ фиксируются МОЛ в специальных журналах (МХ-4, -5, -6, -7, -8).

Бланки по форме МХ-1 и МХ-3 и порядок их заполнения можно найти в материалах:

Итоги

Для эффективной и бесперебойной работы фирмы необходимо грамотно организовать работу складов. Чтобы отследить движение ТМЦ на складах, очень важно своевременно выписывать сопроводительные и первичные документы, оборот которых следует зафиксировать графиком документооборота в учетной политике предприятия.

Учет товарно-материальных ценностей должен проводиться согласно соответствующим бухгалтерским нормативно-правовым актам. В этой статье рассмотрим основные аспекты учета товарно-материальных ценностей и уделим внимание его организации на предприятии.

Товарно-материальные ценности: что это в бухгалтерском учете

Для начала разберемся в таких понятиях, как товарно-материальные ценности (ТМЦ) и материально-производственные запасы (МПЗ). В основном эти термины используются как взаимозаменяемые. Так ли это и что входит в их состав?

В настоящее время понятие МПЗ получило большее распространение, хотя бы потому, что оно используется в терминологии действующего ПБУ 5/01 «Учет МПЗ», утвержденного приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н. Согласно п. 2, в состав МПЗ входят:

сырье, материалы;
товары;
готовая продукция;
активы, используемые для управленческих нужд.

Также отметим, что п. 4 ПБУ 5/01 не включает незавершенку в состав МПЗ.

Понятие ТМЦ встречается в законодательных актах по бухучету нечасто. Во-первых, его можно найти в названии забалансового счета 002 «ТМЦ, принятые на ответственное хранение». Из смысла названия счета вытекает то, что ТМЦ — это непосредственно товары и материалы, ведь только они могут поступать от поставщиков, если речь идет об оборотных активах. Во-вторых, в п. 3.15 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, расшифровано, что в ТМЦ входят производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы. Кроме того, незавершенное производство выделено в отдельный от ТМЦ раздел Методических указаний. К вопросу о том, включается ли в ТМЦ незавершенное производство, предлагаем ознакомиться с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н, а именно их п. 258, где говорится об инвентаризации товарно-материальных запасов в рамках смены зав. складом или кладовщика, которые, как известно, не являются ответственными за незавершенное производство.

Вопрос о включении незавершенки в ТМЦ мы подняли в связи с определением, данным в Современном экономическом словаре (Райзберг Б. А., Лозовский Л. Ш., Стародубцева Е. Б.): «товарно-материальные ценности — статистический показатель, отражающий на определенную дату стоимость товарно-материальных ценностей, в состав которых входят производственные запасы, незавершенное производство, остатки готовой продукции». На наш взгляд, в рамках бухгалтерского учета понятие ТМЦ ограничивается тем же перечнем составляющих, которые утверждены для материально-производственных запасов в ПБУ 5/01.

Основные вопросы при выборе методов бухгалтерского учета ТМЦ

Есть несколько ключевых вопросов по выбору способов бухучета ТМЦ, которые нужно закрепить в учетной политике. Во-первых, по какой стоимости ТМЦ будут приходоваться: сразу по фактической или с использованием учетных цен (подп. 80, 204 Методических указаний, приказ Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Во-вторых, нужно определить способ включения транспортно-заготовительных расходов в стоимость материальных ценностей.

Кроме того, существует 3 варианта списания МПЗ на затраты.

Также необходимо установить метод списания расходов на покупку, хранение и продажу МПЗ в неторговых организациях: ежемесячно в полном объеме или пропорционально проданным товарам (подп. 227-228 Методических указаний, приказ Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Все способы учета МПЗ рассмотрены в ПБУ 5/01 и Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.

Регламент учета материальных ценностей на предприятии

Разработка внутренних актов является важным моментом для эффективного налаживания процессов на предприятии, внедрения и соблюдения внутренних контролей, а также недопущения недостач и ошибок в учетных данных. Отметим, что регламент учета товарно-материальных ценностей описывает порядок действий сотрудников и документооборот для совершения определенной операции. А то, какие способы бухучета были выбраны, описывается в учетной политике, кроме того, возможны отдельные уточняющие внутренние акты. Опишем основные пункты, которые могут быть раскрыты в регламенте учета МПЗ:

Поступление МПЗ на склад:

оформление заказа/заявки на закупку;
проверка заказа на соответствие бюджету, плану или др. нормативам;
утверждение заказа;
приемка МПЗ на склад кладовщиком, в том числе описание процесса проверки входящих документов от контрагентов, самих купленных МПЗ;
отражение кладовщиком данных в системе складского учета;
передача первичных документов в бухгалтерию;
сверка складского и бухгалтерского учета;
выявление недостач, неотфактурованных поставок и пр.

Отпуск материалов со склада в производство:

оформление запроса на склад;
одобрение этого запроса;
оформление внутреннего перемещения;
сверка данных складского учета, учета в цехах и бухучета;
учет движения материалов в бухгалтерии.

Приемка готовой продукции на склад.
Отгрузка готовой продукции со склада:

оформление договора с покупателем;
получение заказа от покупателя и его утверждение;
оформление первичных документов на отгрузку;
отражение кладовщиком данных по отгрузке в системе складского учета;
действия службы охраны при вывозе готовой продукции с территории предприятия;
контроль оплаты готовой продукции и пр.

Мы привели примерный перечень тем, которые могут быть затронуты в регламенте, поскольку он создается с учетом специфики внутренних процессов отдельного предприятия.

Итоги

Учет товарно-материальных ценностей на предприятии нуждается в разработке специально подобранной для конкретного случая методики. Эта методика отражается как в учетной политике, так и во внутренних регламентах по работе с ТМЦ. В нашей статье мы рассмотрели основные вопросы, которые должны быть раскрыты в этих документах.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Приемка товаров по количеству в организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документах, в соответствии с Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15 июня 1965 г. N П-6 и ГК РФ, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Получение товара оформляется по-разному в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада.

Если склад и офис фирмы-поставщика находятся в одном месте, то оформление документов и выдача товаров происходит одновременно. Документом на отпуск в данном случае является накладная.

Если склад фирмы-поставщика удален от офиса, то материально ответственному лицу выдается документ на получение товара, по которому ему на складе будут отпущены материальные ценности. В случае отсутствия на складе товара в необходимом количестве получателю выписывается новый документ - расходная накладная, в которой указывается фактически отпущенное количество товара. В накладной указываются: номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара; количество товара; цена и общая стоимость товара (с учетом НДС), налог на добавленную стоимость должен быть указан отдельной строкой.

Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительных документах (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) ставится штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью организации.

Товар от организаций железной дороги, водного или воздушного транспорта должно получать специально подготовленное материально ответственное лицо. Этот представитель предприятия обязан также предъявить доверенность и паспорт работникам транспортной организации, после чего, получив на руки товаросопроводительные документы (железнодорожная накладная, счет-фактура и тому подобное), представитель организации-покупателя проверяет исправность вагона, контейнера или упаковки, в которой был доставлен товар. Затем в присутствии представителей станции (пристани, аэропорта) он должен принять товар по количеству мест, а в необходимых случаях - по массе. Представитель транспортной организации станции назначения делает отметку об исправности вагона (контейнера, упаковочной тары) в соответствующей накладной.

Если обнаружены неисправность вагона, контейнера или упаковочной тары, отсутствие или повреждение пломбы, недостача груза по количеству или по массе, материально ответственное лицо обязано потребовать от транспортной организации составление коммерческого акта и получить его копию. Коммерческий акт при этом является юридическим основанием для предъявления претензий либо к транспортной организации, либо к поставщику товара.

При отказе станции назначения составить коммерческий акт покупатель должен принять груз с участием представителя отдела торговли органа местной исполнительной власти или отдела транспортной милиции и составить акт о результатах приемки.

Обратите внимание, что при нарушении правил приема и сроков организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям в связи с недостачей или снижением качества товаров.

В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт (формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3), который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании.

Акты о приемке товаров по количеству составляются:

В соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте;

Членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации;

Отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Акт подписывается всеми членами комиссии, а утверждается руководителем организации-получателя. К нему должны быть приложены:

Документы изготовителя (отправителя, поставщика), подтверждающие количество и комплектность товаров;

Упаковочные ярлыки из тарных мест, в которых установлены ненадлежащее качество и комплектность товара;

Пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;

Подлинный транспортный документ;

Документ, удостоверяющий полномочия представителя, участвовавшего в приемке;

Акт отбора образцов (проб) и заключение по результатам их анализа;

Акт о несоответствии фактического качества и комплектности товаров данным, содержащимся в документе, удостоверяющем их качество и комплектность;

Другие документы, подтверждающие причины плохого качества товаров или их некомплектность.

Акты приемки товаров по количеству и качеству регистрируются и хранятся в порядке, установленном на предприятии получателя.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

момент инвентаризации в подотчете материально-ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т. д.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах ("Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т. д.) или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.