Можно ли списывать бензин. Требования для списания и хранения гсм. Отразить методику списания ГСМ в учетной политике

Расходы на бензин при использовании корпоративного транспорта можно и нужно вычитать из налогов. Они списываются в размере фактических данных о затратах на топливо, но их еще нужно обосновать. Рассказываем по-порядку, как это сделать компаниям с общей и с упрощенной системой налогообложения.

1. Отразить методику списания ГСМ в учетной политике

Для начала ваша учетная политика должна, разумеется, содержать сведения о учете расходов на ГСМ.

Первое, что нужно прописать в учетной политике — принцип учета расхода топлива. Тут два варианта. Водители могут сами покупать его на выделенные компанией средства и сдавать авансовый отчет с чеками АЗС. Либо вы заключаете контракт с АЗС, водители оплачивают бензин топливными картами, и вы ежемесячно получаете отчет о расходах. В обоих случаях эти затраты идут по счету 10 «Материалы». Для удобства можно выделить для топливных расходов отдельный субсчет.

Второе, что следует прописать – метод списания расходов на ГСМ. По правилам их списывают на затратные счета 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу». Счет выбирается исходя их вашей отрасли и типа транспорта, который эти расходы произвел.

Затраты на бензин списываются по фактической себестоимости, средней стоимости или методом FIFO (выбранный способ прописывается в политике). То, как вы решили списывать затраты на бензин, может отличаться от того, как вы списываете расходы на другие материалы (п. 16 ПБУ 5/01).

2. Установить порядок ведения путевых листов

Данные о фактическом расходе бензина берутся из первичных документов, в нашем случае – из путевых листов. Форму путевого листа можно взять готовую (форма № 3, постановление Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78) или разработать свою. Вы можете пользоваться этим бланком, а можете разработать свой.

Важно, чтобы лист содержал всю необходимую информацию для последующего обоснования расходов. То есть сведения о маршруте (желательно с адресами), километраже, объеме топлива на начало и конец поездки, которые водители обязаны указывать. Если у вас не автотранспортная компания, периодичность сдачи водителями путевых листов можно устанавливать самостоятельно. Главное, чтобы на момент сдачи отчетности, они были у вас на руках.

3. Прописать расходы на топливо в учетной политике для целей налогообложения

Тут начинается самое интересное. Расходы на ГСМ можно относить к материальным затратам (пп. 5, п. 1 ст. 254 НК РФ), равно как и относить на прочие расходы на содержание служебного автопарка (пп. 11, п. 1, ст. 264 НК РФ). Обе указанные статьи Налогового кодекса указывают на возможность списания затрат на бензин по факту. Однако Минтранс считает, что просто так списывать нельзя, и расходы должны быть обоснованными. По мнению чиновников, обоснованные расходы на ГСМ – это расходы в пределах установленной нормы. Норму установил Минтранс, а кроме того, можно установить ее самостоятельно.

Так что отмечаем себе отразить в налоговой учетной политике сведения о том, по какой статье расходов будут учитываться затраты на топливо и исходя из каких норм вы собираетесь контролировать и обосновывать эти расходы. Теперь про нормы.

4. Выбрать, какие нормы использовать для обоснования расходов

Первый вариант — взять нормы Минтранса, утвержденные распоряжением №АМ-23-р от 14 марта 2008 года .

В исходном виде нормы описывают сказочную ситуацию: в стране вечного лета по ровным дорогам без пробок, ремонта и ям на крейсерской скорости едут машины с выключенными кондиционерами и печками. К этим космическим нормам, правда, есть поправочные коэффициенты, которые позволяют учитывать сезон и специфику населенного пункта.

Здесь начинается работа с коэффициентами. Упомянем выборочно, поскольку они есть на все случаи жизни.

В летнее время при наличии в машине кондиционера или климат-контроля норму можно увеличить на 7-10%.
В зимнее время – на 5-20% в зависимости от региона. Перечень можно посмотреть , скажем только, что для Москвы и области – допустим рост на 10%, на севере — в Архангельской, Мурманской, Тюменской и других областях, а также в Забайкалье – на 15-18%. Чемпионы – республика Саха и Чукотка с коэффициентом 20%.
Если ваша техника работает там, где вместо дорог направления, коэффициент растет до 20% при движении без груза и до 40% — с грузом.
Когда транспорт по долгу службы останавливается чаще одного раза на километр пути – добавляйте 10% к норме.
Если речь идет об обкатке новых или, наоборот, эксплуатации старых машин (старше 8 лет с пробегом более 150 тыс. км) – еще 10%.
При движении в городе с населением более миллиона жителей – 20%, более трех миллионов – 25%.

Как разработать собственные нормы расхода ГСМ?

Второй вариант, более приближенный к реальности, – обосновывать расходы на основании самостоятельно разработанных норм.

Нормы берутся, конечно, не с потолка, а по результатам собственных замеров. Еще было бы неплохо убедить налоговую, что при разработке норм за основу брались нормы Минтранса и корректировались, что называется, по фактической погоде. Чаще всего в авантюру с созданием собственных норм ввязываются компании с обширным автопарком. Итак, что нужно делать:

Издать приказ от имени первого лица компании о проведении замеров расхода топлива для каждого служебного автомобиля на обслуживаемых ими маршрутах, указать в приказе состав комиссии, отвечающей за проведение замеров. Замеры, разумеется, нужно делать в стандартное для поездок время.
Оформить результаты замеров актами, отдельными для каждой единицы транспорта. В актах нужно отразить состав комиссии, сведения о марке, номере и пробеге машины, маршруте, количестве топлива и километраже на начало и конец поездки и, соответственно, сделать вывод о расходе топлива в литрах на 100 километров при нормальных условиях эксплуатации.
На основании актов утвердить нормы расхода топлива и ознакомить с ними водителей под подпись.
Составить положение о контроле за расходом бензина с указанием норм и возможности их корректировки в случае непредвиденных обстоятельств. То есть при крупном перерасходе водитель предоставляет объяснительную записку, на основании которой решается, учитывать его для целей налогообложения, удержать с шофера или списать за счет собственных средств.

Теги: ,

Мы в социальных сетях Популярные статьи Наиболее популярные в этой категории Наиболее популярные Сообщения с этим тегом

Извините. Нет данных до сих пор.

Как правильно списать ГСМ?

Действительно, Минтрансом РФ установлены нормы списания ГСМ — это некие рекомендуемые цифры, на которые можно ориентироваться при эксплуатации автотранспорта.

Для списания можно использовать эти утвержденные нормы, но в НК РФ не говорится, что эти нормативы обязательны к использованию. Организации могут самостоятельно рассчитать и утвердить для себя нормы расхода топлива, исходя из особенностей своей деятельности.

Если предприятие решает использовать утвержденные Минтрансом нормативы, то находятся нормы по расходыванию топлива и прочих смазочных материалов для используемого на предприятии вида транспорта и списывается в расходы в соответствии с указанными цифрами.

Если же предприятие хочет разработать для себя свои нормы расхода ГСМ, то можно пойти двумя путями.

Как рассчитать норму расхода топлива самостоятельно?

Итак, для определения своих нормативов нужно провести некоторые расчеты и замеры. Сделать это можно двумя способами.

В первом случае берется техническая документация к используемому транспорту, в которой приведены стандартный расход горюче-смазочных материалов для данного транспортного средства. На основании этих данных установить нормы для различных погодных условий, времени года, учесть загруженность дорог в вашем городе, загруженность транспорта и прочие факторы.

Во втором случае можно воспользоваться реальными данными по расходу ГСМ, которые можно получить с помощью замеров. Этот способ определения нормативов более удобен и реален, именно его, как правило, используют организации.

Как провести замеры расхода ГСМ?

Процесс проведения замеров и разработки норм списания топлива должен контролироваться специальной комиссией, которую назначает руководитель предприятия распорядительным документом.

Например, берется автомобиль, для которого рассчитываются нормы списания ГСМ. В его пустой бак наливается топливо, например, бензин. Бак наполняется полностью, отмечается количество залитого бензина и показания спидометра на данный момент. Дальше автомобиль следует использовать в обычном рабочем режиме. Как только топливо в баке закончится, опять записываются показания спидометра. Находится разность показаний спидометра с полностью залитым топливным баком и пустым, это будет количество километров, которые проехал автомобиль на полностью заполненном баке (пробег).

Имеются две цифры: количество залитого топлива и пробег в километрах на этом топливе. Делим первую цифру на вторую и получаем расход топлива на 1 км. Полученная цифра и будет нормативом, который нужно применять для списания топлива для данного автомобиля.

Такие замеры проводятся для всех используемых на предприятии видов транспорта. Определяется норма расхода топлива на 1 км.

В дальнейшем при необходимости списания ГСМ в расходы достаточно будет взять этот норматив и умножить на пробег автомобиля, полученную величину списать в расходы организации.

Условия, в которых используется транспорт, могут значительно отличаться друг от друга. Расход топлива зависит от времени суток, когда транспорт используется, времени года, загруженности дорог, загруженности транспорта, простоев с включенным двигателем. Поэтому необходимо провести замеры для различных условий и разработать несколько нормативов для различных условий использования транспорта.

Также организация может использовать один норматив, замеренный в стандартных условиях. А для списания ГСМ в условиях, отличающихся от стандартных, применять поправочные коэффициенты, которые также нужно заранее рассчитать и утвердить.

Какой бы способ определения норм списания топлива не выбрала организация, полученные результаты необходимо отразить в акте списания ГСМ, оформлением которого должна заняться назначенная руководителем комиссия. Все члены комиссии должны подписать составленный акт, а руководитель утвердить его.

Теперь, списывая ГСМ в расходы, бухгалтер будет опираться на утвержденные нормативы, и вопросов у него возникать не будет.

Бухгалтерский учет ГСМ

ГСМ — это материалы, поэтому для их учета используется счет учета материальных ценностей — сч.10, на котором открывается субсчет 3.

В дебет сч.10 горюче-смазочные материалы принимаются к учету, а с кредита этого счета они списываются в расходы организации. Если организация — торговая, то расходы на ГСМ списываются в дебет сч.44, если производственная, то в дебет счетов 20 (23, 26).

Проводки по списанию ГСМ:

Для производственных организаций:

Д20, 23, 26 К10.3 — списаны расходы на ГСМ по транспорту, используемому в рабочих нуждах.

В дебет какого именно счета учета производственных затрат списать ГСМ зависит от особенностей организации и от того, для каких целей использовался транспорт.

Организации, имеющие большой автотранспортный парк, списывают расходы на горюче-смазочные материалы в дебет сч.23.

Если автомобилей не много, и они используются для рабочих нужд (например, для доставки товара клиентам), то используется сч.20.

Если же транспорт используется в служебных целей, то сч.26.

Для торговых организаций:

Д44 К10.3 — списаны расходы на ГСМ в расходы на продажу.

Все проводки по списанию топлива и смазочных материалов и жидкостей выполняются на основании путевых листов и акта на списание ГСМ.

Проводки по поступлению ГСМ:

За наличные расчет:

Если топливо и смазочные материалы покупаются за наличный расчет, например, лично водителем на заправочной станции, то деньги ему выдаются из кассы под отчет. При этом выполняется проводка Д71 К50.

Водитель покупает необходимые материалы и отчитывается перед бухгалтерией о произведенных тратах с помощью авансового отчета, к которому прикладывается кассовый чек, подтверждающий факт покупки. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию, а бухгалтер на израсходованную сумму делает проводку Д10.3 К71.

Если у водителя остались наличные средства, то он их сдает в кассу, проводка Д50 К71.

За безналичные расчет:

Если предприятие покупает ГСМ за безналичный расчет, то проводки выглядят несколько по другому.

Поставщику ГСМ перечисляется необходимая сумма денег, проводка Д60 К51.

Купленные материалы приходуются проводкой Д10.3 К60 по стоимости без учета НДС.

НДС выделяется отдельно для возмещения из бюджета: проводки Д19 К60.

Эти проводка выполняются на основании документов, полученных от поставщика: товарная накладная, счет-фактура.

Даже если компания не использует путевые листы, это не означает, что она не сможет списать топливо. При определенных нормах учета списать бензин удастся. Однако, принять к учету затраты на ГСМ в целях налогообложения уже не получится, так как для этого путевой лист будет необходим. В статье рассмотрим как списать бензин без путевого листа.

Списание ГСМ

Как составить акт на списание ГСМ

При составлении акта на списание ГСМ следует ориентироваться на требования к составлению подобных документов. К примеру в этом документе должны быть указаны следующие реквизиты:

наименование компании или ФИО ИП;
дата составления документа;
члены комиссии (указываются их ФИО и должности);
сведения о водителе (ФИО);
наименование механизма, его инвентарный и госномер;
вид выполненных работ;
расход ГСМ (указывается нормированный расход, а также фактический).

Подписывают документ ответственные лица, а также члены комиссии, также указывается расшифровка их подписей. Помимо этого в акте следует указать те документы, которые были рассмотрены комиссией и на основании которых происходит списание ГСМ. Обычно для подтверждения расхода топлива пользуются путевым листом, но это не всегда так.

Как списать бензин без путевого листа

Если путевого листа нет, то компании достаточно сложно будет убедить налоговиков в том, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью. Однако, это не означает, что списать ГСМ компании не удастся. Если компанией автотранспорт используется, но путевые листы не ведутся, то принять к налоговому учету затраты на топливо она не сможет. Но, что касается бухгалтерского учета, то ту все происходит в общем порядке. В этом случае заносить стоимость ГСМ в Книгу учета не нужно. Но следует помнить, что данная практика всегда ведет к увеличению налогооблагаемой базы.

Важно! Если компания не ведет путевые листы или электронную систему контроля расхода топлива, то принять к учеты затраты на него для целей налогообложения не получится. А это приведет к постоянному увеличению налогооблагаемой базы.

Для того, чтобы компания смогла вносить расходы на ГСМ в налогооблагаемую базу (если путевые листы в компании не используются), то потребуется установить в транспортных средствах системы электронного контроля. Тогда все те же функции, что накладываются на путевые листы на себя примет система, данные которой должны будут заверяться ответственным лицом.

Приняв решение о применении систем электронного контроля в ТС, руководитель должен будет издать соответствующий приказ. Приказ издается той датой, с которой начинается использование данной системе на практике.

Важно! Даже если компания использует электронную систему контроля в ТС, это не означает, что у водителя не должно быть путевого листа. Законодательством предусмотрены такие случаи, при которых наличие путевого листа является обязательным.

Законодательная база

При списании ГСМ, следует руководствоваться нормами следующих нормативных документов:

Распоряжение Минтранса РФ №АМ-23-р, которым введены рекомендации по нормированиям расходов ГСМ.
Приказ Минфина РФ №162н, которым был утвержден план счетов учета в бюджетных организациях, а также указываются пояснения по применению плана.
, которая свидетельствует о том, что расходы на ГСМ компании вправе учитывать при налогообложении, если они являются производственной необходимостью и подтверждены документально.
, согласно которой расходы на ГСМ могут быть учтены при расчете налога на прибыль.
Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , согласно которому определяются документы, необходимые для списания ГСМ.
Иные нормативные акты

Какой документ подтверждает списание бензина

Важно! Основным подтверждением того, что топливо расходуется по целевому назначению является сведения из электронной системы контроля, а также путевые листы. Они должны содержать информацию, согласно которой будет понятно количество израсходованного топлива, а также его назначение.

Вычет по НДС

Указанных выше подтверждающих документов обычно бывает достаточно для того, чтобы затраты на бензин можно было включить в расходы, но не в случае вычета по НДС.

Для того, чтобы НДС можно было включить в расходы при расчете налога на прибыль, потребуется оформленный счет-фактура. Если компания закупку ГСМ производит в розницу, то получить счет-фактуру будет достаточно проблематичным. Оптимальным вариантом будет заключение специального договора с АЗС на приобретение топлива. Если данный договор будет заключен, то АЗС обязана будет регулярно предоставлять счета-фактуры.

Как списать топливо путевым листом

Как уже отмечалось выше, списание ГСМ производится специальным актом. При его составлении необходимо указать, какие именно путевые листы рассматривала комиссия. В этих документах не должен быть зафиксирован именно расход топлива, путевой лист содержит данные спидометра транспортного средства. Имея такую информацию, а также нормы расхода определенным ТС топлива, можно будет рассчитать расход бензина.

Если в путевых листах указываются сведения по выданному и израсходованному топливу, то обращаться к нормам Минтранса компании не придется. Расходы в этом случае будут намного проще, поэтому самостоятельно разрабатывая бланк путевого листа, это следует учесть.

Все расходы организации или предприятия в целях бухгалтерского и налогового учёта должны документально подтверждаться , в противном случае неучтённые расходы будут считаться серьёзным нарушением, и руководство юридического лица может понести из-за них достаточно серьёзную ответственность.

Это касается также расходов на ГСМ, при этом стоит отметить, что правильно рассчитанные и оформленные они могут быть отнесены на расходные статьи баланса. В результате может уменьшиться налогооблагаемая база, берущаяся за основу при расчёте налога на прибыль.

Понятия «ГСМ» и «Путевой лист»

Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:

топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ;
масла и смазки;
различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.

Конкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, зависит от его вида и модели . Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.

В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно. Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры , например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты.

Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа . Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.

Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду. В общих случаях используют путевой лист формы №3 , для коммерческого транспорта предусмотрен лист формы №ПГ-1 , при использовании грузовика с повремённой формой оплаты применяется форма №4-П . Существуют также иные формы путевых листов.

Кроме путевого листа для списания горюче-смазочных материалов необходим приказ руководителя юридического лица , в котором утверждены нормы такого списания. При этом стоит отметить, что использование личного автомобиля в интересах компании также оформляется путевым листом для списания ГСМ.

Поступление данных материалов на предприятие оформляется приходным ордером . Само же списание происходит обычно один раз в месяц лицом, ответственным за это. Таким лицом практически всегда является сотрудник бухгалтерии, например, материальный бухгалтер.

Что же касается самого порядка списания, то он состоит в составлении соответствующего акта представителями специально созданной для этого комиссии в количестве не менее трёх человек .

К нему прикладывают документы первичной бухгалтерской отчётности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.

Пример расчёта

Расчёт списания ГСМ производиться на каждую марку автомобильного транспорта отдельно, при этом обязательно учитывается общий километраж пройденного пути. Так, производить расчет для легкового автомобиля можно по формуле:

QH = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 * D), где

H – базовая норма расхода топлива, определяющаяся в виде пробега автомобиля в литрах на 100 километров;
S – общий пробег транспорта в течение рабочей смены в километрах;
D – поправочный коэффициент в процентах.

В качестве примера можно взять достаточно распространённый на производствах автомобиль марки ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ-4026.10. У него базовая норма потребления топлива равна 13 литров на 100 километров.

Автомобиль использовался для сбыта готовой продукции в зимний период. Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) — 128 километров. В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию

Рассчитываем норму расхода топлива: HPг = (0,01 * 13 * 128 * (1 + 0,01 * 20%)) = 16,67 литра НРо = (0,01 * 13 * 104 * (1 + 0,01 * 10)) = 13,53 литра. Согласно данным путевого листа было израсходовано 30,2 литра в течение рабочего дня. Если брать такой показатель за средний, то за месяц расход ГСМ в производственных целях составит:

НРм = НРд * Т, где

НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.

Таким образом, НРм = 30,2 — 21 = 634,27 литра.

В этом случае при списании ГСМ может быть указанно 623,27 литра топлива при работе автомобиля в течение месяца. Что же касается списания тосола, тормозной жидкости и т.д., то их списание производится согласно ранее утверждённым нормам потребления.

Отдельно стоит упомянуть о том, что в случае капитального ремонта автомобиля или же достижении им срока эксплуатации 5 лет, норма расхода смазочных материалов и топлива может быть увеличена на 20%.

Можно ли списать без путевого листа

Существуют случаи, когда списание ГСМ производиться без использования путевого лица. Это:

учёт по лимитам;
компенсация понесённых расходов.

В первом случае на предприятии должна быть установлена система контроля расхода горюче-смазочных материалов . В этом случае на единицу транспорта в месяц выделяют зарезервированные денежные средства на их приобретение.

Также для этого используются топливные карты АЗС, при этом деньги по ним не должны превышать установленную норму. Данная система хороша в случае использования автотранспорта по одному и тому же ежедневному маршруту.

Во втором случае требуется заключить договор на использование личного автомобиля между организацией и её сотрудником на основании ст. 188 Трудового кодекса РФ .

Здесь ограничения на выплаты устанавливаются в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля. Само же списание ГСМ производится на основании установленными предприятием нормам.

Особенности учёта

Прежде чем приступить к списанию горюче-смазочных материалов, юридическому лицу необходимо определиться со способом его учёта. Так непосредственно заправку топлива выполняет сам водитель автомобиля, используя выделенные на это денежные средства. После окончания заправки он обязан сдать авансовый отчёт в бухгалтерию . К нему прилагается чек АЗС. Топливо в дальнейшем оприходуется по счету 10 «Материалы» .

Израсходованные ГСМ отражаются при списании на следующих счетах :

20 «Основное производство»;
26 «Общехозяйственные расходы»;
44 «Расходы на продажу».

Непосредственно выбор того или иного счёта лежит на руководстве предприятия. При этом по налоговому учёту операция списании ГСМ проводиться по статье 254 Налогового кодекса и включается в материальные затраты.

При этом ничто не препятствует отнести их к прочим расходам на основании ст. 264 НК РФ . В любом случае с политикой учёта и списания ГСМ стоит определиться заранее, так как эти процедуры являются текущими и будут периодически повторяться.

Пошаговая инструкция по списанию ГСМ в 1С представлена ниже.

Как правильно списать ГСМ? Это достаточно сложный вопрос для многих организаций. Не для кого не секрет, что списывать ГСМ нужно согласно установленным нормативами, но что это за нормативы, откуда брать нормы расхода ГСМ? В статье поговорим о том, как происходит бухгалтерский и налоговый учет ГСМ на предприятии.

Организации, использующие транспорт, постоянно сталкиваются с вопросом учета расходов, связанных с их эксплуатацией и обслуживанием. Правильно учесть эти расходы в бухгалтерском и налоговом учете – это очень важно, ведь данные расходы могут уменьшить налоговую базу при расчете налога на прибыль, поэтому важно, чтобы расходы были правильно определены, экономически обоснованы и документально подтверждены. Все это нужно для того, чтобы при возникновении вопросов у налогового органа, вы сумели доказать необходимость списать горюче-смазочные материалы именно в таком количестве.

Что относится к ГСМ?

топливо (бензин, дизель, газ);
смазочные материалы (различного вида смазки, масла, используемые в обслуживании и ремонте транспорта);
жидкости (тормозная, охлаждающая).

То есть, как видим, ГСМ это не только топливо, но и сопутствующие материалы, применяемые для ремонта и обслуживания транспорта.

Каким образом происходит списание расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете? Для списания горюче-смазочных материаловв используются определенные нормативы.

Минтрансом России установлены нормы списание ГСМ в расходы организации, можно воспользоваться этими нормативами. При этом НК РФ не запрещает разработать собственные нормы расхода горюче-смазочных материалов и руководствоваться при списании своими нормами.

Как рассчитать нормы расхода ГСМ?

Устанавливая для себя свои лимиты использования топлива, смазочных материалов, нужно помнить, что полученные нормы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Только тогда будет возможность списать ГСМ в расходы организации и уменьшить на эту величину .

Для разработки собственных нормативов можно воспользоваться имеющейся технической документацией к транспортному средству. Согласно этой документации установить расход топлива и прочих смазочных материалов в зависимости от сезонности, времени года и прочих факторов.

Помимо этого, расчет нормы расхода ГСМ можно выполнить и другим способом: проанализировать статистику фактического использования данного транспорта и произвести замеры.

Для того чтобы правильно провести замеры, нужно создать комиссию, которая будет контролировать процесс. Сама процедура замеров происходит следующим образом: в пустой бак заливается топливо, отмечается показания спидометра. Далее автомобиль используется до полного опустошения бака. Когда бак станет пустым, опять отмечаются показания спидометра. На основе начальных и конечных данных спидометра определяется количество километров, которые автомобиль проехал на залитом количестве топлива. После этого количество топлива делим на количество километров и получаем расход топлива на 1 км. Эта величина будет выступать нормой расхода. Данный способ расчета норм расхода ГСМ используется наиболее часто.

Выполняя замеры, следует помнить, что на конечный результат может повлиять множество факторов:

загруженность автомобиля;
наличие дорожных пробок;
время года;
наличие простоев автомобиля с включенным двигателем.

Для того чтобы учесть все эти факторы, нужно провести замеры в различных ситуациях. При этом получится несколько различных нормативов, которыми стоит руководствоваться при списании ГСМ в расходы организации.

Для того, чтобы утвердить полученные нормы, нужно составить акт, отражающий все результаты замеров. Члены комиссии должны подписать документ.

Кроме того, должен быть составлен приказ на списание ГСМ, утверждающий полученные нормы.

Организация может использовать несколько различных норм в зависимости от условий эксплуатации, а может определить один норматив в стандартной ситуации и к нему различные поправочные коэффициенты, отражающие различные условия работы транспорта.

Бухгалтерский учет ГСМ на предприятии:

В бухгалтерии ГСМ списываются на (работ, услуг) для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых предприятий.

Проводка по списанию ГСМ выглядит следующим образом Д20 (23, 26, 44) К10/3.

Данная проводка выполняется на основании следующих первичных документов:

путевой лист: на основании этого документа списывается используемое топливо;
акт на списание ГСМ: на основании этого документы могут списываться прочие смазочные материалы.

ГСМ в бухгалтерии списывается в дебет счета 20 «Основное производство» в том случае, если автомобиль используется в рабочих целях, например, для доставки грузов покупателям.

Если автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организации, то ГСМ списывается в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

На счет 23 «Вспомогательное производство» ГСМ обычно списывают предприятия, имеющие целый транспортный парк.

Указанная выше проводка по списанию топлива выполняется на сумму фактически использованного топлива. Зачастую определить, сколько топлива по факту было израсходовано, достаточно проблематично, ведь нет возможности точно определить, сколько топлива осталось в баке автомобиля. В этом случае организация может списывать топливо по установленным нормативам. Очень часто именно так организации и делают, списывают топливо на основании разработанных норм расхода ГСМ.

Приобретение ГСМ происходит либо за наличные средства, либо за безналичные. В случае, если водитель, например, заправляет автомобиль на заправочной станции за наличный расчет, то необходимая сумма денег выдается ему под отчет на основании авансового отчета. Купленное топливо приходуется в дебет счета 10/3 на основании этого авансового отчета, а также приложенных к нему документов, подтверждающих оплату, например, чек.

Если же ГСМ приобретается за безналичный расчет, то приходуются эти материалы в дебет счета 10/3 на основании накладных и прочих документов, подтверждающих безналичную оплату.

Учет ГСМ в бухгалтерии проводки:

		Название операции
Приобретение ГСМ за наличный расчет
		Выданы деньги под отчет на покупку ГСМ
		Оприходованы приобретенные ГСМ за наличный расчет
		Возвращены в кассу неизрасходованные наличные деньги
Приобретение ГСМ за безналичный расчет
		Перечислена оплата поставщику за ГСМ
		Оприходованы приобретенные ГСМ за безналичный расчет
		Выделен НДС из стоимости ГСМ, предъявленный поставщиком
		Выделенный НДС направлен к вычету
Списание ГСМ
		Списана стоимость израсходованных ГСМ в расходы на продажу (для торговых предприятий)
		Списана стоимость израсходованы ГСМ на себестоимость продукции, работ, услуг (для производственных предприятий)

Инвентаризация ГСМ:

Периодически организация должна проводить инвентаризацию ГСМ, сверять фактические остатки в баках автомобилей с учетными данными. Для того, чтобы провести инвентаризацию, можно воспользоваться следующими способами:

слить полностью топливо из бака и определить его количество, после чего сверить с остатками на счете 10/3;
долить топливо в бак до его наполнения, зная полный объем бака и объем долитого топлива, можно путем вычитания из первого значения второго определить, сколько топлива было в баке изначально.

Инвентаризация ГСМ должна проводиться с необходимой периодичностью, например, раз в неделю или в месяц, зачастую организация проверяет остатки ГСМ ежедневно.