Контроль отрицательных остатков в 1с 8.3 бухгалтерия. Бухучет инфо. Получение запросом данных документа
Контроль за складскими остатками является обязательной процедурой учета на любом предприятии, работающем с товарами. Зачастую можно столкнуться с ситуацией, когда в программе товара нет, но на складе он фактически находится. В такой ситуации есть два варианта действия:
- Направить его в продажу;
- Оставить на складе до выяснения обстоятельств подобной ситуации.
Выбор зависит от нескольких факторов, например, политики организации или конкретной ситуации. При нахождении товара на прилавке и интереса к нему покупателя (держит в руках) отказывать в продаже не целесообразно.
Отдельные предприятия практикуют формирование документа продажи без его проводки, но пользуются подобной практикой не все. На случай подобных ситуаций программа 1С в своих последних версиях предполагает возможность отключения контроля отрицательных остатков.
При активированном контроле реализация товара, отсутствующего по программе на складе выдаст пользователю предупреждение: «Некорректно заполнена колонка «Количество» в строке 1 списка «Товары». «Указанное количество превышает остаток. Остаток: 18. Не хватает 111.093».
Отключение контроля отрицательных остатков в 1С
Операция включения/выключения контроля остатков в 1С осуществляется через меню «Главное» — «Настройки» — «Параметры учета» — «Запасы». Здесь требуется установить флажок «Разрешить списание запасов при отсутствии запасов по данным учета».
После этого действие подтверждается кнопкой «Записать и закрыть». В свою очередь подобные действия гарантировано станут основой для формирования в учете отрицательных остатков. Их потребуется устранить.
Отчет «Контроль отрицательных остатков»
Формирование данного отчета осуществляется через меню «Склад» — «Отчеты», где представлен документ. От пользователя требуется определить интервал запроса и кликнуть на кнопку «Сформировать». Отсутствие заданного периода не позволит показать отрицательные остатки, что является особенность системы, требующей обязательного заполнения графы «Период».
Готовый отчет обладает следующим внешним видом.
Для самого отчета доступен стандартный набор фильтров, включая группировку, сортировку и другие трансформации данных в соответствии с запросами и потребностями пользователей. Через кнопку «Показать настройку» можно включать в отчет дополнительные строки вручную.
В любой организации обязательно ведется контроль остатков на складе. И нередко возникает ситуация, когда товар по факту имеется, но в программе его нет. И тут бухгалтер вынужден принять решение:
- разрешить его продать;
- отложить до того, пока не выяснится, почему возникла такая ситуация.
Решение, как правило, принимается исходя из политики, которая ведется в организации по отношению к учету остатков. Иногда можно товар отложить и сказать покупателю, что продать его сейчас нет возможности. Иногда это сделать невозможно. Например, в , когда покупатель видит этот товар или уже держит в руках.
Можно, конечно, просто сформировать документ продажи и не проводить документ, но не во всех организациях это разрешено. Поэтому в программе 1С 8.3 (как и в 8.2) есть возможность отключить контроль отрицательных остатков.
Если контроль остатков включен, то при продаже товара, которого нет на складе (или на нужном счете), программа выдаст такое предупреждение:
Некорректно заполнена колонка «Количество» в строке 1 списка «Товары».
Указанное количество превышает остаток. Остаток: 18; Не хватает: 111 093
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Отключение контроля отрицательных остатков в 1С 8.3
Чтобы отключить или включить контроль остатков в 1С, нужно зайти в меню «Главное», затем в разделе «Настройки» выбрать пункт « «.
В некоторых версиях 1С Бухгалтерии данные настройки расположены в меню «Администрирование — Настройка проведения документов».
В «Параметрах учета» нужно перейти на закладку 1С «Запасы» и установить флажок «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета»:
Затем осталось нажать кнопку «Записать и закрыть». Теперь при списании остатки контролироваться не будут.
Но такой метод неизбежно приведет к появлению отрицательных остатков на складе (имеется в виду, в программе). Рассмотрим, как с этим бороться.
Отчет «Контроль отрицательных остатков»
В простейшем случае нужно лишь выбрать период и нажать кнопку «Сформировать». И вот тут-то меня подстерегала первая неожиданность.
Я специально смоделировал в тестовой программе ситуацию, когда у меня продано товара больше, чем есть на складе. Причем сделал эту продажу в 2013 году. По логике, тот же товар в минусе у меня и сейчас, в 2016. Поэтому я даже не стал трогать период, а сразу нажал «Сформировать». У меня ничего не вышло. Получается, что отчет может выводить информацию об отрицательных остатках только за выбранный период.
Обработка устраняет отрицательные остатки по количеству на выбранных счетах учета ТМЦ по конкретной организации на указанную дату.
Допустим, в нашей базе есть проблемы с учетом номенклатуры ("краснота" в отчете):
Открываем обработку и заполняем необходимые поля на форме. Указываем дату, на которую нужно анализировать остатки, организацию, в поле "Счета" указываем список счетов учета, на которых мы хотим убрать "минусы" (можно выбирать групповые счета). Необходимо выбрать статью доходов для заполнения аналитики (устранение минусов будет выполняться путем создания оприходования товаров). После этого нажимаем Создать документы :
Видим, что создано два документа оприходования (просто записаны), для их проведения нужно нажать одноименную кнопку.
На второй вкладке видим таблицу ошибок - это те "минусы", которые нельзя убрать простым оприходованием. В первой строке видим количество без суммы, а во второй количество отрицательное, а сумма положительная. Если такие строки добавить в оприходование, то документ не проведется.
Единственный вариант для таких случаев - создание ручной операции:
В результате создается такая бухгалтерская справка:
1С - программа гибкая. При достаточном уровне прав позволяет пользователю проводить документы с товаром, которого нет в наличии. Таким образом , в программе возникают отрицательные остатки. Сказать однозначно, что этого нельзя допускать - нет, а то что это неправильно и то что это ошибка - да.
Почему пользователям иногда может понадобится проведение остатка в минус? Если у вас не ювелирный завод, в 99 % остатки товара на складе (фактические) не совпадают с остатками в программе. А это значит, что при выписке товара со склада или магазина по факту возникнут трудности с выпиской расходных документов. Программа не сможет провести операцию "в минус", если у пользователя стоит ограничение. Возникшая внештатная ситуация несомненно приведет к простою, задержке, выяснению причин и т.д. Но не каждая компания может позволить себе простой или задержку, если, к примеру это приведет к дополнительной оплате простоя наемного автотранспорта или штрафам за несвоевременную доставку товара покупателю. Если затраты от простоя значительно больше, нежели издержки от неточных оперативных остатков целесообразно разрешить пользователю проведение товара в минус. Мы хотим сказать, что политика прав и запретов в 1С не должна накладывать негативный отрицательный отпечаток в целом на бизнес-процессы компании. Важно понять разницу между вынужденными, правильными мерами ограничения и "палками в колесах". Оценку данному вопросу должны дать руководители отделов непосредственно отвечающих за бизнес-процессы и финансовые результаты компании.
Итак, рассмотрим когда наличие прав проводить товар в минус оправдано :
Издержки от несвоевременного выполнения бизнес-процесса значительно больше, чем издержки от неправильных остатков в программе
Отображение операций в программе отстает от фактического движения товара на складе. Например: принята возвратная тара от покупателей, выгружена на тарный склад и загружена кладовщиком в приехавшую машину поставщика тары. Операционисты не успевают провести операции по возра вту таре в 1С, соответственно не могут сделать расход поставщику, потому что нет остатков. В данной ситуации, либо будет простой на складе, либо тара будет отгружена не в этой поставке, что приведет к занятию дополнительных складских площадей.
На складе давно не проводилась инвентаризация, поэтому некоторые номенклатурные позиции хранятся с неправильным остатком. Пересчитать склад невозможно, так как операции с товаром осуществляются 7 дней в неделю. Соответственно остановка склада для пересчета на 1-3 дня, а соответственно остановка отгрузок товара покупателям влечет большие потери нежели незначительные неточности в товарных остатках
Когда проведение товара в минус неоправданно :
Проведение продукции в минус приведет к неисправимой цепочке дальнейших ошибок.
Товар очень дорогой. Даже продажа одной единицы товара в минус означает то что на складе или пересортица или недостача в крупных размерах. Разбирательство данной ошибки должно быть немедленным. Например, дорогая группа товаров: промышленное оборудование, автомобили, комплектующие.
Неправильный отпуск товара приведет к дальнейшей неправильной калькуляции и себестоимости.
Как возникают минусовые остатки в 1С?
Если права пользователей в программе настроены правильно отрицательных остатков возникнуть не может. К расширенным правам проведения товара в минус относятся:
Возможность редактировать документы задним числом
У пользователя в настройках дополнительных прав включена возможность проводить документы без контроля отрицательных остатков
У компании распределенная база данных 1С. При обмене данными происходит некорректное списание остатков. Тот случай, когда один и тот же товар списали в разных узлах (филиалах) информационной базы.
Внутренняя ошибка базы данных 1С
Поиск ошибок и минусовых остатков в 1С
Удобнее всего искать минуса в 1С с помощью группового перепроведения документов. При выполнении данной обработки в служебных сообщениях всплывут все минуса и недочеты.
Также еще можно воспользоваться отчетом "Ведомость по товарам на складах". Для этого ее нежно должным образом настроить. Обязательно выведите в группировку номенклатуру, а под ней документ-движение. Прокручивая ведомость вы увидите минуса по конечному остатку, примите решение что с ними делать. Обычно недостающий товар оприходуют, а вместо него что-то списывают. Делают мини-инвентаризацию, если нет возможности провести полноценную.
Нажмите по картинке, чтобы увеличить изображение
Таким образом известны основные причины минусовых остатков и способы их поиска и устранения.
На торговых или производственных предприятиях в бухгалтерском учете в учетной системе «выскакивают» отрицательные остатки. Они отражают излишне списанный товар/материалы.
Каковы причины их возникновения?
Отсутствие прихода
Зачастую самой распространенной причиной может являться отсутствие проведенного поступления товаров или ввода начальных остатков. Например, приобрели товар, но еще не успели его оприходовать в системе, однако его уже успели продать. А случается – товар был оприходован, затем перемещен в магазин и продан, однако кто-то отменил проведение документа поступления.
В данной ситуации правильным способом действия будет проверка наличия документа поступления в базе. Если он есть и не проведен, проверить заполнение и провести. Если документа поступления в базе вообще нет, необходимо ввести его задним числом. При этом необходимо понимать, что добавление задним числом документов в закрытом налоговом периоде может повлечь изменения сумм налогов, в частности – НДС.
Пересортица
Еще одной распространенной причиной рассматриваемого нами явления является пересорт или избыток одного наименования товара (материала) и при этом недостаток другого. Например, в программе в наличии отмечен только черный кошелек в количестве 10 шт., а в магазине продавец продает красный кошелек и оформляет в базе его продажу в количестве 5 шт. В итоге в базе остаток черных кошельков не уменьшается, а у красных кошельков возникает наш остаток.
В данном случае исправление остатков решается следующим способом: оформляется оприходование одного товара и списание другого. Для этого создается документ «Оприходование товаров» и в нем оприходуется 5 шт. красных кошельков. Далее создается документ «Списание товаров» и в нем списывается 5 шт. черных кошельков.
Когда в 1С:Бухгалтерия 3.0 по товару (материалам) существует отрицательный остаток, то при проведении документа «Реализация товаров» выводится информационное сообщение о том, что данный документ провести не представляется возможным, поскольку отображенное в табличной части документа количество единиц превышает остаток.
Рис.1 Сообщение в документе при отсутствии остатка на складе
Предостерегающие сигналы в оборотно-сальдовой ведомости – отрицательные остатки выделяются красным!
Рис.2 Отслеживание по ОСВ
Как включить или отключить контроль отрицательных остатков в 1С БП 3.0
Настроить контроль можно в раздел «Администрирование», затем нажать на ссылку «Проведение документов».
Рис.3 Настройка
Для отключения контроля нужно активировать флаг на параметре «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета».
Рис.4 Разрешение к списанию единиц при отрицательных показателях остатка
Случается, для срочной продажи товара, который также срочно надо отгрузить, надо на время отключить контроль. Документ «Реализации» проводится в системе, а затем контроль включается снова. Потом обязательно надо не забыть провести анализ остатков, чтобы исправить ошибку в учете, из-за которой возник отрицательный товар.
Для того чтобы контролировать остатки в разрезе складов, надо настроить по ним аналитику в «Параметрах учета» через «Администрирование».
Рис.5 Параметры
Жмем «Настройку плана счетов».
Рис.6 Параметр настройки
Жмем «По номенклатуре, партиям и складам (по количеству и сумме)».
Рис.7 Параметры учета запасов
При установке аналитики, нажав «По складам (местам хранения)», выбираем, как вести учет.
Рис.8 Активация аналитики по складам
Если выбрана настройка «по количеству и сумме», соответственно, учет будет в количественном и суммовом учете по складам отдельно, а если – «по количеству», то только количественный в разрезе каждого склада, а суммы списания определяются путем разделения цены запасов на все количество на всех складах.
Контрольные отчеты
Отчет «Контроль отрицательных остатков» используется для анализа обнаруженных отрицательных остатков товаров организаций. Открыть его можно через «Склад - Контроль отрицательных остатков».
Рис.9 Отчеты для контроля остатков
Рис.10 Форма контрольного отчета
В настройках отчета можно указать, по каким данным строить отчет, например, группировать данные по Организации, Складу, Документу списания, Номенклатуре и пр.
Рис.11 Настройки контрольного отчета
В отборе можно указать, по каким данным формировать отчет, например, по какому-то определенному складу или по проблемной номенклатуре.
Рис.12 Отборы в контрольном отчете
Рис.13 Формирование контрольного отчета
Отрицательные остатки – это своеобразный индикатор ошибок в учете. Важно постоянно отслеживать остатки на складах и своевременно исправлять их. Существующие некорректные остатки создают проблемы для оперативной работы пользователей, а также могут стать причиной неправильного расчета себестоимости, переоценки и прочих важных показателей бухгалтерского учета.