Форма учета отпусков в организации. Версия проф. Продление и отзыв из отпуска
Позволяет иметь информацию об отпусках сотрудников всегда под рукой.
Вид основного раздела журнала:
Справочная информация:
Виды отпусков
- Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
- Дополнительный оплачиваемый отпуск
- Отпуск без сохранения заработной платы
- Учебный отпуск
- Отпуск по беременности и родам
- Отпуск по уходу за ребенком
Ежегодный отпуск – это оплачиваемое время отдыха, которое предоставляется работнику ежегодно. В период ежегодного отпуска работник освобождается от выполнения возложенных на него трудовым договором обязанностей. Правом на ежегодный отпуск обладает каждый работник вне зависимости от того кем и где он работает, в соответствии со ст. 114 ТК РФ.
Ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. В отдельных случаях трудовое законодательство предусматривает отпуск продолжительностью более указанного времени.
Если в трудовом договоре содержится условие о том, что ежегодный отпуск предоставляется работнику сроком менее 28 дней, то данное условие является недействительным.
Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается.
Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков, в число календарных дней отпуска не включаются. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.
Продолжительность ежегодного отпуска может быть уменьшена только в двух случаях:
- когда работник занят на сезонных работах;
- когда работник работает по срочному трудовому договору, заключенному на срок до двух месяцев.
Большая продолжительность ежегодного отпуска может быть предусмотрена трудовым договором либо законом. Так, в общую продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска, для отдельных категорий работников, включается время дополнительного отпуска.
Нормативные материалы:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.
ВАЖНО: НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.
Чтобы оформить отпуск работнику, нужно составить несколько документов. Прежде всего – график отпусков. Далее – приказ. И наконец, записку-расчет отпускных. А еще в некоторых случаях потребуется заявление самого работника. С него и начнем статью про кадровый учет отпускных.
Когда потребуется заявление
Начну с того, что график отпусков – это обязательный документ. Его должны составлять все компании без исключения. Утверждать его нужно не позднее чем за две недели до начала года (ст. 123 ТК РФ).
Так вот, если работник идет в отпуск по графику, никакого заявления на отпуск от него не требуется. В то же время компания обязана известить сотрудника под подпись о начале отпуска. Причем не позднее чем за две недели до этой даты. Такое жесткое требование прописано в статье 123 ТК РФ.
Если компания не уведомит о приближающемся отпуске сотрудника, у него появится право перенести время отдыха (ст. 124 ТК РФ). Разумеется, если работник сам захочет изменить дату начала своего отпуска. Отказать ему работодатель в таком случае не вправе. Кроме того, даже если работник не настаивает на переносе, на нарушение срока извещения о начале отпуска могут обратить внимание проверяющие из Роструда. И оштрафовать компанию на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Как именно уведомить работника о начале отпуска, каждая компания решает самостоятельно (письмо Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Это могут быть как отдельные извещения, так и ознакомительные листы или ведомости. Например, можно сделать отдельную ведомость на каждый месяц и выделить какой-то день на то, чтобы вызвать всех работников расписаться в ней. Или заранее готовьте проект приказа на отпуск и знакомьте с ним работника.
Формально достаточно даже подписи работника в графике отпусков. Ведь крайний срок в таком случае (две недели до начала отпуска) будет соблюден. Но, на мой взгляд, дополнительно известить сотрудника будет совсем нелишним. Ведь график оформляют в декабре на весь год и далеко не все работники помнят, когда у них начинается отпуск.
Понятно, что строго соблюдать заранее запланированные сроки отпусков практически невозможно. У работников в течение года может появиться сотня причин перенести отпуск. Да и руководство зачастую предлагает поменять сроки отдыха. Кроме того, работника могут отозвать из отпуска. В каждой из этих ситуаций график неизбежно нарушается.
Чаще всего вопрос о переносе отпуска решается по договоренности сторон. Но в любом случае потребуется внести изменения в график отпусков.
Если новый отпуск начинается раньше запланированного срока, достаточно, чтобы сотрудник написал обычное заявление и завизировал его у своего руководства.
После чего вам нужно либо составить приказ о переносе отпуска, либо сразу же оформить приказ на отпуск. Реквизиты одного из этих документов и новую дату начала отпуска укажите в графике отпусков. Причем тут не важно, по чьей инициативе переносится отдых.
А если отпуск начинается позже запланированного срока? Предупредите работника: о своем желании перенести отпуск он должен сообщить как минимум за две недели до того, как наступит прописанный в графике день начала отдыха. Для этого надо написать заявление. Если же работодатель просит сотрудника перенести отпуск, тот должен в письменной форме подтвердить свое согласие на это. Попросите его написать специальное заявление с новыми сроками отдыха. После чего впишите эти изменения в график.
Вопрос – К нам пришел новый сотрудник. Вписывать ли его в график?
– Вписать нового сотрудника нужно в отдельное приложение к графику отпусков. При этом вы можете использовать ту же форму, что и для основного документа. Замечу, что оформлять приложение в обязательном порядке нужно только по тем работникам, которые приняты в первом полугодии. Ведь сотрудники, оформленные на работу позже, по общему правилу получат право на отпуск только через шесть месяцев. А значит, вы их внесете в график отпусков уже на следующий год.
Как оформить приказ
Для приказа на отпуск есть типовая унифицированная форма № Т-6. Этот документ готовят в кадровой службе (а если ее нет, то в бухгалтерии) на основании либо заявления работника, либо графика отпусков и после извещения работника о начале отдыха. С приказом сотрудника обязательно нужно ознакомить под подпись.
При этом напомню, что с 1 января 2013 года все коммерческие организации могут пользоваться формами первичных документов по учету труда и заработной платы, разработанными самостоятельно (письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1). Главное, чтобы при этом они содержали обязательные реквизиты, которые предусмотрены пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Но, разумеется, вы вправе продолжить использовать типовые формы, несколько их видоизменив.
Форма № Т-6 в целом достаточно удобна, поэтому отказываться от нее не имеет смысла. Однако в приказе удобнее указывать только сведения о том отпуске, который вы предоставляете работнику. То есть все прочие строки (о дополнительном, за свой счет и других отпусках) из приказа можно удалить.
Напротив, если работник берет неиспользованный остаток прошлогоднего отпуска, а сразу за ним просит часть отпуска за текущий год, то в раздел, А приказа можно добавить дополнительную строку.
Также в приказе можно предусмотреть строку «Дата выхода на работу». Дело в том, что из-за праздников число дней отпуска может быть 28, а фактически работник будет отдыхать 29. Из-за этого может возникнуть путаница. Например, отпуск сотрудника 28 календарных дней начиная со 2 июня. На период отпуска приходится один праздничный день – 12 июня. А такие дни в число дней отпуска не входят (ст. 120 ТК РФ). И оплачивать их не нужно. Но выйти на работу сотрудник должен на день позже – во вторник 1 июля.
Как заполнить записку-расчет
Итак, у вас на руках приказ на отпуск. Значит, настала пора рассчитать сумму отпускных. Кадровый учет отпускных требует их величину зафиксировать в специальной записке-расчете по унифицированной форме № Т-60 или по разработанной «под себя». Кроме того, в этом документе вы укажете и другие показатели:
– рабочий год, за который предоставляется отпуск;
– продолжительность отпуска;
– выплаты, учитываемые при расчете отпускных (при этом указывают как общую сумму, так и с разбивкой по месяцам, на которые приходится отпуск);
– количество календарных дней, приходящихся на отработанное время;
– среднедневной заработок;
– итоговую сумму на руки.
Заполнив документ, не забудьте поставить на нем свою подпись. Чтобы стало понятнее, покажу на конкретном примере.
Как заполнить записку-расчет на отпуск
Сотрудник ООО «Радуга» Михайлов П. С. идет в отпуск с 16 июня 2015 года на 28 календарных дней. То есть на июнь приходится 15 дней и 13 – на июль. При этом 14 дней работнику предоставляется за рабочий год с 11 мая 2014 года по 10 мая 2015 года, а вторые 14 дней – за период с 11 мая 2015 года по 10 мая 2016 года.
Расчетный период для исчисления среднего заработка – с июня 2014 года по май 2015 года. В течение всего этого времени оклад работника составлял 30 000 руб. Других выплат, кроме заработной платы, у него не было. В течение расчетного периода Михайлов уже был в отпуске продолжительностью 14 календарных дней в период с 5 по 18 ноября 2014 года включительно.
Таким образом, в ноябре он отработал 10 дней, за которые ему начислили 15 000 руб. То есть всего за расчетный период ему начислили 345 000 руб. (30 000 руб. ? 11 мес. + 15 000 руб.).
Количество дней, которое нужно принять в расчет, составит:
11 мес. ? 29,3 дн. + 29,3 дн. : 30 дн. ? 16 дн. = 337,9267 дн.
Поясню, 16 дн. – это количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в ноябре 2013 года.
Сумма среднедневного заработка будет равна:
345 000 руб. : 337,9267 дн. = 1020,93 руб.
Общая величина отпускных отсюда составит 28 586,04 руб. (1020,93 руб. ? 28 дн.). Из этой суммы на июнь приходится 15 313,95 руб., а на июль – 13 272,09 руб.
Стандартные налоговые вычеты работнику не полагаются. Сумма НДФЛ составит 3716 руб. (28 586,04 руб. ? 13%). На руки он получит 24 870,04 руб. (28 586,04 – 3716). Все эти сведения бухгалтер внес в записку-расчет.
Напомню, что оплатить отпуск нужно не позднее чем за три календарных дня до его начала. Иначе работник вправе потребовать переноса отпуска на другой срок.
Лектор: Марина Абрамова,
исполнительный директор ЗАО «Правовое бюро “Олевинский, Буюкян и партнеры”»
Конституция Украины гарантирует каждому работающему гражданину Украины (или другого государства, но трудящегося в Украине) право на отдых, в том числе и на отпуск.
Статья освещает некоторые вопросы предоставления отпусков, их документального оформления и учета.
Кратко напомню о видах и продолжительности отпусков (ст. 4 Закона Украины - далее Закон):
ежегодные отпуска:
основной (ст. 6 Закона) - не менее 24 и не более 56 календарных дней -
и дополнительные:
за работу с вредными и тяжелыми условиями труда - по результатам аттестации рабочих мест по условиям труда (ст. 7) и согласно Приложению 1 к Постановлению КМУ № 1290 от 17.11.1997 г. - до 42 календарных дней,
за особый характер труда (ст. 8) - согласно Приложению 2 к Постановлению КМУ № 1290 от 17.11.1997 г. - до 35 календарных дней,
другие отпуска, предусмотренные законодательством - например, Закон Украины (ст. ст. 20, 21) предусматривает получение пострадавшими дополнительного отпуска длительностью 14 рабочих дней в календарном году;
дополнительные отпуска в связи с обучением (ст. ст. 13, 14, 15) - до 40 календарных дней, как правило, в течение учебного года;
творческий отпуск (ст. 16), длительность которого определяется Постановлением КМУ № 45 от 19.01.1998 г.;
социальные отпуска:
отпуск по беременности и родам (ст. 17) - 70 календарных дней до родов и 56 (70) календарных дней после родов,
отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (ст. 18),
дополнительный отпуск работникам, имеющим детей до 15 лет (ст. 19) - 7 календарных дней (без учета праздничных и нерабочих дней) в год;
отпуск без сохранения заработной платы (ст. ст. 25, 26) - не более 15 календарных дней в год.
Нельзя не отметить, что законодатель допускает, чтобы в коллективном договоре предприятия были установлены иные виды и продолжительность отпусков (не ухудшающие условия, оговоренные законодательством).
Рассмотрим, как кадровик может оформить и учесть некоторые из этих видов отпусков, подробнее.
Итак, в отдел кадров пришел водитель с просьбой: «Отпустите меня в отпуск» - до боли знакомая фраза, не правда ли?
Первым делом отыскиваю его личную карточку формы П-2 и заглядываю в раздел «Отпуска».
Действительно, сотрудник уже два года не был в отпуске (что, нереально?).
Кстати, ст. 11 Закона запрещает «непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности в течение двух лет подряд», т. е. запрещено не только непредоставление отпуска вообще (основного или дополнительного) в течение двух лет подряд, а и предоставление в течение двух лет подряд отпуска частями. То есть, если в 2005 г. работнику были предоставлены отпуска частично в мае, потом частично в сентябре, то в 2006 г. работодатель обязан предоставить работнику отпуск полной продолжительности.
Прошу сотрудника написать примерно такое заявление:
Заявление
| 25 июня 2007 г. |
В. И. Сидорович |
В большинстве случаев в заявлениях пишут конкретные даты: например, с 15 июля по 9 августа, не заботясь (или, скорее, не зная) о положенном количестве дней отпуска. Тогда я подсчитываю количество полагающихся дней отпуска и указываю работнику дату выхода на работу.
Под подписью сотрудника я указываю период, за который предоставляется отпуск, даты начала и окончания отпуска, количество календарных дней отпуска, указываю, что отпуск предоставляется согласно графику отпусков и ставлю свою подпись:
Заявление
Все это я пишу для того, чтобы всем, кто будет держать в руках это заявление, было понятно кому, за что, почему и сколько…
Кстати, не исключено, что в коллективном договоре предприятия предусмотрен дополнительный отпуск для водителей продолжительностью 4 календарных дня за особый характер работы (см. п. 13 раздела XV Приложения 2 к Постановлению КМУ № 1290 от 17.11.1997 г.) или 7 календарных дней за ненормированный рабочий день (согласно от 10.10.1997 г.). Тогда необходимо добавить еще 4 (или 7) календарных дня дополнительного отпуска, указав в качестве основания соответствующее приложение к коллективному договору.
После этого отправляю работника к его непосредственному начальнику для получения разрешительной визы:
Заявление
или Подмена Петров И. Н. )
В некоторых случаях вторая формулировка разрешительной визы обязательна: например, если в отпуск уходит главный бухгалтер или материально ответственное лицо. Тогда нужно указать, кто будет замещать этого работника, а если у заместителя (не штатного) оклад отличается от оклада замещаемого, то в приказе о предоставлении отпуска можно будет сделать приписку:
На время отпуска Барановой В. М. обязанности главного бухгалтера возложить на Иванову М. В., бухгалтера-кассира, с выплатой разницы в окладах.
Теперь остается получить распорядительную подпись директора (в левом верхнем углу заявления директор пишет: «Отдел кадров. В приказ», ставит дату и расписывается).
Заявление
Не возражаю. Подмена не нужна (или Подмена Петров И. Н. )
Получив все разрешительные подписи, приступаю к изданию приказа - в двух экземплярах (согласно от 09.10.1995 г.):
Про надання відпустки
1. Надати Сидоровичу Василю Івановичу, водієві, основну щорічну відпустку за період роботи 03.09.2005 р. - 02.09.2006 р. тривалістю 24 календарних дні з 15 липня по 7 серпня 2007 р. включно відповідно до графіка відпусток на 2007 р.
Підстава: заява Сидоровича В. І. від 25.06.2007 р.
Про надання відпустки
1. Надати Сидоровичу Василю Івановичу, водієві, основну щорічну відпустку за період роботи 03.09.2005 р. – 02.09.2006 р. тривалістю 24 календарних дні та додаткову відпустку за особливий характер праці тривалістю 7 календарних днів - усього на 31 календарний день - з 15 липня по 14 серпня 2007 р. включно відповідно до графіка відпусток на 2007 р.
Первый экземпляр подписанного приказа подшиваю к приказам по кадрам, второй передаю в бухгалтерию для своевременного начисления отпускных Сидоровичу.
В личную карточку П-2 водителя и в журнал учета отпусков заношу предоставленный отпуск.
Таким образом, водитель спокойно уходит в отпуск, зная, когда ему выходить на работу после отдыха; его начальник знает, какое время ему придется обходиться без водителя; бухгалтерия своевременно начислит и выдаст работнику отпускные.
Очень некстати, но не исключено, что сотрудника придется отзывать из отпуска.
Такие случаи предусмотрены частью третьей ст. 12 Закона. И хотя все они связаны с форс-мажорными обстоятельствами, работодатели частенько используют отзыв из отпуска в нарушение Закона.
Приказ на отзыв из отпуска может выглядеть так:
Про відкликання з відпустки
1. Відкликати Сидоровича Василя Івановича, водія, з відпустки з 26 липня 2007 р. для усунення наслідків аварії в гаражі компанії, що мала місце 24 липня 2007 р.
2. Надати Сидоровичу В. І. невикористану частину відпустки - 19 календарних днів - до кінця поточного року за його заявою.
Підстава: службова записка завідувача гаражем Сидорцева П.В. від 24.07.2007 р.
И совсем некстати, когда работник заболел во время отпуска.
Ст. 11 Закона в данном случае предполагает перенос отпуска или его продление.
Как это выглядит на практике?
Водителю Сидоровичу В. И. был предоставлен отпуск с 15 июля по 14 августа 2007 г. (см. выше ).
5 августа у Сидоровича случилась почечная колика и он две недели провел в больнице, о чем ему выдали больничный лист (открыт 5 августа, закрыт 18 августа).
15 августа работник отдела кадров начал выяснять, почему Сидорович не явился на работу. Родственники водителя объяснили, что тот находится в больнице.
В советское время было принято навещать заболевшего работника, на эти цели выделялись даже какие-то средства (обычно из профсоюзных взносов).
Работник отдела кадров (или член комиссии по социальному страхованию - не забывайте, что в каждой организации есть такая комиссия или уполномоченный по социальному страхованию) навещает заболевшего. Выясняется, что Сидорович В. И. хочет продлить свой отпуск по окончании больничного. Это можно выяснить, конечно, и по телефону, тем более что практически у каждого украинца есть мобильный телефон.
Выйдя на работу, Сидорович В. И. приносит больничный лист, и бухгалтерия производит его оплату в размере, зависящем от общего стажа работы, указываемого работником отдела кадров.
Если же работник хочет перенести оставшуюся часть отпуска, он пишет соответствующее заявление и использует эту часть до конца года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который этот отпуск предоставляется (в данном случае не позднее 31.12.2007 г.). Тогда бухгалтерия сделает перерасчет отпускных (с 15.07.2007 г. по 04.08.2007 г.) и оплату больничного листа (с 05.08.2007 г. по 18.08.2007 г.).
Работнику отдела кадров надо только не забыть внести коррективы в карточку П-2 и в журнал учета отпусков.
Рассмотрим теперь предоставление так называемого учебного отпуска.
Итак, приходит курьер со справкой-вызовом из ВУЗа на сессию: «Отпустите меня на экзамены» - тоже знакомо, правда?
Тогда заявление и приказ выглядят примерно так:
Заявление
Прошу предоставить мне дополнительный оплачиваемый отпуск для сдачи экзаменов с 25 октября 2007 г. по 12 ноября 2007 г.
Не возражаю.
Про надання відпустки
1. Надати Петрову Івану Миколайовичу, кур’єру, додаткову оплачувану відпустку у зв’язку з навчанням тривалістю 19 календарних днів з 25 жовтня по 12 листопада 2007 г. включно.
Необходимо отметить, что учебный отпуск предоставляется в течение учебного, а не календарного, года.
Кроме того, оплачивается такой отпуск только тем, кто успешно учится. Контроль успеваемости осуществляется по второй части справки-вызова, где указывается: когда учащийся прибыл в учебное заведение, когда убыл, сколько и как он сдал экзаменов, зачетов и т. п. Если у учащегося есть «хвосты», то устранять он их будет за свой счет, т. е. без оплаты.
Здесь же отмечу, что проезд до места нахождения учебного заведения и обратно должен оплачиваться в размере 50% стоимости (ст. 219 ), что практически не соблюдается работодателями, а сами учащиеся об этом чаще всего и не знают.
Законодатель возложил на собственника или уполномоченный им орган также обязанность вести учет отпусков (ст. 10 Закона).
В статье Валентина Козореза , достаточно подробно описан учет отпусков в журнале учета и в личной карточке сотрудника.
Более наглядно, на мой взгляд, вести журнал учета отпусков с использованием электронных таблиц MS Excel (тем более, что законодательно это не запрещено). Excel входит в состав офисного комплекта, устанавливаемого на каждый компьютер, поэтому каких либо материальных затрат не предвидится.
Создав небольшую книгу (назовем ее «Отпуска»), мы можем вести в ней оперативный учет предоставляемых сотрудникам отпусков, отразить график отпусков, а кроме того, еще и подсчитать остаток отпуска для каждого сотрудника на конкретную дату.
Итак, формирование такой таблицы начинаем с заполнения списка сотрудников и дат их принятия на работу:
Затем на отдельных листах книги заносим данные об отпусках каждого сотрудника:
Нажмите на изображение для увеличения
Чтобы не печатать каждый раз данные, набранные на первом листе, можно пользоваться ссылками - см. ячейки «ПІБ» и «Посада».
В ячейки «Основна» та «Додаткова» заносим продолжительность основного и дополнительного (при наличии) отпусков соответствующего сотрудника. В ячейке «Усього» отражается суммарный отпуск - для этого необходимо ввести в ячейку следующую формулу: =СУММ(B4:C4). При этом необходимо следить за форматом ячеек: ячейки с датами должны иметь формат ДАТА, с текстом - ОБЩИЙ, с вычисляемым количеством дней - ЧИСЛОВОЙ с числом десятичных знаков 0.
Заполнив данные за прошлые годы, в ячейках «Залишок відпустки» получим остаток положенного сотруднику отпуска на дату открытия книги. Этот остаток пригодится и при вычислении компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.
Нажмите на изображение для увеличения
Кроме того, внеся пожелания сотрудников о периоде отпуска на следующий год, получим и график отпусков (для его распечатки достаточно скрыть ненужные столбцы и строки):
Нажмите на изображение для увеличения
Теперь об удобстве пользования таблицами (особенно если сотрудников много) - для перехода на лист конкретного работника можно создать гиперссылки. Выделяем на первом листе правой кнопкой мыши ячейку с ФИО сотрудника, в появившемся меню выбираем «Гиперссылка» и в открывшемся окне выбираем лист книги, соответствующий этому сотруднику, жмем ОК (отдел кадров ☺). Тогда для просмотра любого листа книги (данных по любому сотруднику) достаточно будет навести указатель мыши и щелкнуть на соответствующую строку на первом листе.
Нажмите на изображение для увеличения
Остается только убрать подчеркивание гиперссылки, изменить цвет текста и вообще отформатировать таблицы принятым в компании образом.
Теперь, когда ко мне приходит работник с просьбой об отпуске, я первым делом открываю файл «Отпуска» и вижу всю картину как на ладони.
Введя названные работником дату начала отпуска и его продолжительность в ячейки F17, G17 внизу таблицы, получаю в ячейке H17 дату окончания отпуска, легко проверяя и себя и работника (см. ситуацию, описанную в начале статьи).
Для больших предприятий (более 500 работающих) такие книги можно делать по отделам (или другим структурным подразделениям).
В заключении хочу обратить внимание работников кадровых служб (или тех, кто занимается вопросами предоставления отпусков) на следующий момент.
Законодатель гарантирует работнику право на отпуск (см. начало статьи), но он также дает право работодателю предоставлять отпуск согласно графику отпусков даже если работник не хочет использовать свой отпуск. Что имеется в виду?
Обычно работодатель не очень хочет предоставлять отпуск работнику, а особенно отпуск полной продолжительности (а если есть еще право на дополнительный отпуск, то это рассматривается работодателем чуть ли не как прогулы). Здесь закон на стороне работника и подача заявления о предоставлении отпуска обычно заканчивается изданием приказа.
А если работник не хочет брать отпуск? Законодатель предусмотрел и такой случай. В начале календарного года составляется график отпусков, являющийся обязательным для исполнения - ведь он утверждается руководителем, согласовывается профсоюзным комитетом или другим представителем трудового коллектива и отражает пожелания работников. А письменное предупреждение работника за две недели до начала отпуска (предусмотренное ст. 10 Закона) может быть издано работодателем как в виде записки, так и сразу в виде приказа о предоставлении отпуска согласно графику отпусков. Неисполнение этого приказа уже является нарушением дисциплины. Поэтому, если в графике отпусков указан август, то работник должен пойти в отпуск в августе или получить письменное согласие работодателя на перенос отпуска (но не отказ от него) согласно ст. 11 Закона.
Статья предоставлена нашему порталу
Экспертом HR-Лиги
Рассмотрим правила оформления больничных и отпусков.
Отпускам посвящена отдельная глава 19 Трудового кодекса РФ, в которой описаны следующие виды отпусков:
1. Основной оплачиваемый отпуск, предоставляемый ежегодно с сохранением места работы (должности) и среднего заработка, продолжительностью не менее 28 календарных дней.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
- время отсутствия на работе без уважительных причин (в т.ч. отстранение от работы согласно ст. 76 ТК РФ);
- время отпусков по уходу за ребенком;
- время предоставляемых по просьбе отпусков без сохранения зарплаты, превышающее 14 дней в течение рабочего года.
2. Дополнительные оплачиваемые отпуска, предоставляемые работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам с особым характером работы, с ненормированным рабочим днем, сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера (и приравненных к ним местностях), а также другим категориям работников в соответствии с законодательством РФ. Продолжительность таких отпусков исчисляется в календарных днях (ст. 120 ТК РФ), устанавливается законодательством РФ и локальными нормативными актами предприятий.
В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. График отпусков оформляется унифицированной формой Т-7. Не позднее чем за 2 недели до наступления отпуска по графику сотрудника следует известить о времени начала отпуска. Приказ о направлении сотрудника в отпуск оформляется по унифицированной форме Т-6.
Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.
3. Отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам по письменному заявлению работника. Продолжительность отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.
4. Отпуск по беременности и родам, предоставляемый по заявлению женщины на основании выданного листка нетрудоспособности, продолжительностью 70 календарных дней до родов и 70 календарных дней после родов (ст. 255 ТК РФ).
5. Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, предоставляемый по заявлению женщины (или другого родственника или опекуна ребенка). Время отпуска засчитывается в общий трудовой и непрерывный стаж, а также в стаж работы по специальности за исключением случаев досрочного назначения трудовой пенсии (ст. 256 ТК РФ).
Порядок выдачи листков нетрудоспособности определяется приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации № 624н от 29 июня 2011 г. Форма листка нетрудоспособности утверждена приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации № 347н от 26 апреля 2011 г.
В случае временной нетрудоспособности ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника.
В нашей организации никогда не велись журналы учета отпусков. Сейчас я завела на 2014 и продолжаю в 2015. У нас намечается трудовая инспекция, скажите накажут ли нас за отсутствие таких журналов? Если мы узнаем, что провепка будет, допустим, за последние 3 года тогда что придется заводить на эти годы журналы, чтобы не получить штраф?
Ответ
Ответ на вопрос:
Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что трудовое законодательство не предусматривает ведение журнала учета отпусков, т.к. данную роль вполне выполняет график отпусков, в котором отражены все планируемые периоды отпусков работников и который является обязательным как для работника, так и для работодателя, а также личные карточки Т-2.
Если же вы имеете ввиду журналы регистрации приказов на отпуска, то данные журналы также в силу закона не являются обязательными и работодатель вправе их как вести, так и нет.
Таким образом, можно сделать вывод, что в связи с тем, что ни журнал учета отпусков, ни журнал регистрации приказов на отпуска не являются обязательными с точки зрения законодательства, то и привлечь организацию к ответственности за их отсутствие проверяющие органы не вправе . Следовательно, вам не нужно восстанавливать за все предыдущие годы данные журналы.
Подробности в материалах Системы:
Виды журналов
В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе. В целом все журналы регистрации направлены на то, чтобы вести учет и структурировать какие-либо:
Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа. Например, по можно быстро определить, когда в последний раз приходил инспектор из Роструда.
Подробнее о журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см. .
Валентина Андреева
,
к. и. н., профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия
- Ответ:
Какие журналы учета и регистрации нужно вести в кадровой службе
- факты (ознакомление сотрудников с локальными актами, выдача справок);
- события (проверки на предприятии государственными ведомствами);
- документы (трудовые договоры, личные дела и т. п.).
- на обязательные для ведения;
- на рекомендуемые.
- Справочник: Журналы учета и регистраци и
| Наименование журнала
(кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ) |
Обязательность ведения | Форма | Назначение | Срок хранения |
| Утверждена | Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении | 75 лет | ||
| Предусмотрена , утвержденными | Утверждена | Для отражения поступлений и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организации | 75 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для подтверждения ознакомления работников с локальными актами организации при приеме на работу в силу требований Трудового кодекса РФ | 5 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения сведений о заключенных трудовых договорах | 75 лет | |
| Предусмотрена | Типовая, утверждена | Для систематизации информации о проведенных проверках организации и об их результатах, а также для отражения исполнения актов проверяющих лиц | 5 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания | Постоянно | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации | 75 лет | |
| Предусмотрена Трудового кодекса РФ, | Утверждена | Для отражения информации, места и обстоятельств произошедших несчастных случаев на производстве | Постоянно | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отражения вида и продолжительности предоставляемых отпусков | 5 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации поощрений и совершенствования системы мотивации | 75 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для учета наложенных взысканий, анализа причин нарушений дисциплины труда и выработки предложений по ее укреплению | 75 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отражения причин и дат увольнения работников | 75 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о листках нетрудоспособности, периодах болезни и составе болеющих | 5 лет | |
| Предусмотрена | Типовая, утверждена | Для отражения и учета данных о командированных и пункте их назначения | 5 лет | |
| Предусмотрена | Типовая, утверждена | Для отражения и учета данных о прибывших в командировку работниках других организаций, сроках их пребывания | 5 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения видов и сроков переводов работников | 75 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для учета совместителей и характера совместительства | 75 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для учета факта передачи персональных данных работников другим лица внутри организации | 75 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для учета факта передачи персональных данных работников по запросам других организаций и государственных органов | 75 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации должностных инструкций, дат их принятия и введения | 75 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о справках, выданных по обращениям работников | 5 лет | |
| Для отражения данных о проведенных вводных инструктажах работников | Постоянно | |||
| Предусмотрена , утвержденным и введенным в действие | Рекомендована , утвержденным и введенным в действие | Для отражения данных о проведенных инструктажах работников на рабочем месте, а также результатов стажировки | Постоянно | |
| Предусмотрена | Утверждена | Для отражения данных о проведенных инструктажах по пожарной безопасности работников | Постоянно | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации входящей корреспонденции | 5 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации исходящей корреспонденции | 5 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации заявлений, фиксирования даты их подачи | 75 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения срока и даты окончания испытательного срока работников, а также результатов испытания | 75 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения статуса сотрудников-иностранцев, а также данных и сроков действия разрешительных документов, даты уведомления госорганов | 5 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о работниках, находящихся в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также о назначении им пособия | 75 лет | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о работниках, принятых на период нахождения работников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также срока их работы | 75 лет | |
| , утвержденной | Для отражения медицинских данных предрейсового осмотра работников-водителей | Постоянно | ||
| Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации выданных доверенностей и оснований их выдачи | Постоянно | |
| Не предусмотрена | Произвольная | Для учета исполнительных листов, поступающих на имя работников, размеров удержаний и сведений об их получателях | 5 лет |
С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,
В Трудовом кодексе о должностной инструкции нет ни единого упоминания. Но кадровикам этот необязательный документ просто необходим. В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальную должностную инструкцию для кадровика с учетом требований профстандарта.
Проверьте ваши ПВТР на актуальность. Из-за изменений 2019 года положения вашего документа могут нарушать закон. Если ГИТ найдет устаревшие формулировки, то оштрафует. Какие правила убрать из ПВТР, а что добавить - читайте в журнале «Кадровое дело».
В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальный план, как составить безопасный график отпусков на 2020 год. В статье все новшества в законах и практике, которые теперь надо учитывать. Для вас - готовые решения ситуаций, с которыми при подготовке графика сталкиваются четыре компании из пяти.
Готовьтесь, Минтруд снова меняет Трудовой кодекс. Всего поправок шесть. Узнайте, как поправки отразятся на вашей работе и что сделать уже сейчас, чтобы изменения не застали врасплох, узнаете из статьи.